#63 – Perfectionnez votre processus d’Onboarding 🦊

L’an passé, je découvrais Boond Manager 🦊 et leur politique RH particulièrement inspirante.

Et comme je n’ai pas pour habitude de garder ce genre de pépite pour moi,

j’ai proposé à Jean-Florian 🦊 de nous présenter l’une de leurs initiatives.

Il a choisi un thème dont on ne se lasse pas de parler tous les deux : l’Intégration.

Je lui laisse ma plume et vous retrouve ensuite. Bonne lecture

Et coucou !

On va parler d’une étape qui me tient particulièrement à coeur dans le recrutement, l’Onboarding. 🚀

L’une des erreurs courantes est de penser que : le recrutement se termine à la signature du contrat.
L’onboarding fait partie intégrante du processus de recrutement.

Plus ton onboarding est bien géré, plus ton expérience est positive. 🫶

Derrière, c’est un cercle vertueux qui impacte ta culture d’entreprise, ta marque employeur, ton turnover (à la baisse). What Else ☕️ ?

Le problème, c’est que côté Onboarding, il y a à boire et à manger.

On se rappelle tous de notre Onboarding, et particulièrement, quand celui-ci est râté. 🥲

Du coup, c’est important de se démarquer en proposant une expérience d’intégration aux petits oignons à ses nouveaux collaborateurs, et répondre à 3 objectifs :

Tenir la promesse que l’on a faite pendant le processus de recrutement. C’est la première image que l’on va donner à notre Boonder qui impacte forcément la marque employeur.
Former, encore et encore. C’est essentiel de donner toutes les clés, toutes les informations pour qu’il puisse rapidement monter en puissance sur son métier, nos clients, nos outils.
Confirmer. Oui, je parle bien de confirmer si en tant que nouvel arrivant, je me sens bien intégré, je souhaite apporter ma pierre à l’édifice en terme de culture d’entreprise.

Je vais essayer au travers de cet article, de vous parler de quelques pratiques que l’on a pu mettre en place chez BoondManager 🦊 solution SaaS ERP pour laquelle je travaille.

Notre différence ? On est en 100% télétravail depuis 2009 : nous n’avons pas de bureaux !

❌ Les dégâts causés par une mauvaise intégration

Quand j’étais en ESN, il fallait recruter, beaucoup.

Donc beaucoup de sourcing, d’entretiens, de présentations clients afin d’attirer.

Mais j’oubliais une étape fondamentale, l’intégration des nouveaux collaborateurs/collaboratrices.

Oui, vous savez, quand les rôles ne sont pas clairement définis en amont, et le lien n’est pas vraiment maintenu avec les candidats, entre l’annonce de l’embauche et le premier jour d’intégration.

Combien de personnes m’ont fait faux bond ?

Beaucoup trop, car je ne communiquais pas assez, je n’étais pas assez présent.

Le problème, c’est que changer d’entreprise est synonyme de stress, on redécouvre tout :

nouveau manager, nouvelle équipe, nouvel environnement.

Quand on sait que :

20% des salariés envisagent de quitter leur entreprise dès le premier jour en raison d’un mauvais accueil sur le plan humain, matériel ou administratif (Easyrecrue)

Ce serait dommage de tout reprendre à zéro à cause d’une situation de ce type :

🤦‍♀️ “ L’ordinateur n’est pas encore configuré, on m’a dit que tu arrivais ce matin. ”

Et oui… la période d’essai fonctionne dans les 2 sens.

Si on regarde de plus près, l’onboarding a des effets très puissants :

Meilleure intégration dans les équipes
Montée en compétences plus rapide
Facilitation d’adéquation à la culture d’entreprise

Dommage de s’en priver non ? 🧐

Allez, zeeeee party !

🙋🏾 Qui fait quoi ?

L’Onboarding, c’est avant tout un travail d’équipe. Ce n’est pas que les RH, ou managers.
C’est un collectif, tout le monde y participe.

On retrouve le/la RH qui agit comme un chef de projet
L’office manager pour la partie administrative
Le parrain/marraine (on en parle un peu plus en bas)
Le manager qui présente les objectifs des premières semaines, consultables à tout moment par notre nouvelle recrue
Et chez Boond, nous avons la spécificité d’avoir … 2 formateurs dédiés à la montée en compétences (fonctionnel et technique).

Etape 1 : Le Pré-boarding

Il démarre dès le lendemain de la signature du contrat, voici une petite checklist :

Chez BoondManager, on adore annoncer les bonnes nouvelles, du coup, je partage un petit portrait de notre futur(e) Boonder à l’ensemble des équipes sur notre Slack pour qu’elles aillent à sa rencontre 🦊
Je vérifie que la nouvelle recrue a bien démissionné et l’accompagne si elle a des questions
Je fais un Call mensuel pour prendre des nouvelles
Je l’invite à l’un de nos séminaires (3 dans l’année) si cela colle en termes de dates. Si non, on prévoit un repas avec les personnes habitant à proximité, ou un café en visio avec ta future team.

Etape 2 : L’administratif

On commande le matériel au préalable que l’on fait livrer chez le/la Boonder afin qu’il/elle soit dans les meilleures dispositions
On renforce l’adhésion avec le Welcome pack (coucou notre peluche James, Mug et autres petites attentions)
Caro s’occupe de gérer la partie administrative (rib, mutuelle, etc). Caro, c’est la maman des Boonders, elle s’occupe de nous, toujours là pour nous aider.

Etape 3 : Le Parrain / la Marraine 🦊

Le buddy est là pour accompagner, professionnellement et humainement, les nouveaux Boonders.

Son rôle est de piloter son filleul au travers des différents process, l’aiguiller vers les bonnes personnes en cas de questions, et lui montrer les différentes strates de la vie des Boonders (méditation, sport, goûter, Boondcafé, canaux Slack, etc).

❌ Ce qu’il n’est pas

Le parrain ou la marraine n’est ni un manager, ni un mentor technique, il/elle est là pour guider et répondre au niveau de l’entreprise dans son entièreté, pas au niveau du métier.

Il n’a ni regard, ni avis à donner concernant la charge ou la qualité du travail fourni, et aura donc principalement pour rôle d’aiguiller son filleul vers les personnes ou documents lui permettant de se former, et d’apprendre à travailler chez BoondManager.

💡 Qui choisit nos parrains ou nos marraines ?

Thomas, aka Panda (Coucou Charlène 🐼) va passer un moment avec le nouvel arrivant afin d’identifier la personne qui va l’accueillir. Le parrainage se fait sur la base du volontariat. Notre marraine ou parrain connaît les codes, l’usage, les subtilités, les règles officieuses.

Le but est de créer une symbiose afin de donner les clefs pour réussir l’intégration du nouveau Boonder, dès sa première semaine.

Chez Boond, on aime varier les plaisirs. Le buddy est dans une team différente du nouvel entrant (et ce ne sera jamais son manager). Le but étant d’avoir une personne d’une autre équipe car le Boonder n’aura pas forcément l’occasion d’échanger tous les jours avec elle au quotidien.

Etape 4 : La semaine avant l’arrivée

🎙️ Via notre BoondRadio, le nouveau Boonder nous parle de lui (passions, métier), afin de découvrir au mieux qui il est à l’ensemble des Boonders.

En parallèle, le Boonder reçoit un livret d’accueil et l’accès à son agenda (bien rempli), pour avoir de la visibilité sur ses prochains jours.

On se voit une dernière fois avant son arrivée pour vérifier que tout est ok (accès et configuration mail, Slack, présentation agenda).

On attache beaucoup d’importance à ce que les nouveaux arrivants se sentent les bienvenus dès leurs premiers clics dans notre environnement de travail.

Quoi de mieux que les podcasts de ses futurs collègues pour en apprendre un peu plus sur eux (et l’entreprise) ?

Etape 5 : Le Jour J !

Ah, le premier jour, c’est un peu comme la rentrée des classes, on ne dort pas toujours très bien la veille.

Et c’est encore plus stressant en Remote : on ne rejoint personne au Bureau !

La première semaine

🥐 Welcome breakfast

Le/la Boonder va rencontrer l’ensemble des équipes chez Boond en passant dans chaque réunion, que ce soit avec les sales (BA), les customers success (BC), les tech (BB), la conception (BD) ou encore la communication.

🎮 Le Boondgame et la présentation de notre secteur

Quel que soit son métier, il est important de comprendre comment fonctionne notre solution et dans quel secteur nos clients travaillent. Au travers du BoondGame (notre solution gamifiée), le Boonder va jouer le rôle d’un user et découvrir BoondManager en s’amusant.

Un Coach dédié sera là pour l’accompagner dans la montée en compétences et répondre aux questions. Côté technique, la Boond Academy l’aidera à se familiariser avec l’environnement Boond.

☕️ Les cafés

On aime accueillir nos nouvelles recrues autour d’un café pour créer un moment convivial et chaleureux, ça se passe le jeudi à 8H50.

🚀 La vision

Anthony (co-fondateur de Boond), présente la vision stratégique de Boond, nos forces, nos faiblesses, l’évolution du marché, la concurrence. Cela permet de bien comprendre la genèse de Boond, l’évolution et l’incarnation même de nos valeurs ou encore de notre manière de travailler.

🦊 L’organisation et les règles de vie

Plus on grandit, plus on se demande “qui fait quoi ?”. Pour que les nouveaux membres de l’équipe puissent se repérer, rien ne vaut un petit tour d’horizon de l’organigramme pour comprendre l’articulation des équipes et leurs rôles.

🔍 Vis ma vie

Le nouveau Boonder va suivre les Sales ainsi que les Customer Success Manager dans leur quotidien, assistant à des démos et des formations pour comprendre les enjeux de nos clients et surtout, mieux les connaître.

🗺️ Boondmaps

Même en remote, on peut quand même se retrouver en vrai !

Grâce à cette carte interactive, on identifie immédiatement les Boonders de sa région (ou de celle que l’on visite en vacances) en un coup d’oeil.

Et bien souvent, des apéros IRL s’organisent bien avant l’arrivée des nouveaux Boonders !

🫶 Point avec son manager

Il est important de se sentir suivi et d’avoir une visibilité sur les objectifs. Nous avons créé, avec le manager, un plan de montée en compétences pour que le Boonder réussisse son intégration.

🎁 Point marketing

L’idée est que notre nouvelle recrue soit aux couleurs de Boond (si elle le souhaite), le/la nouveau Boonder va passer du temps avec Lucie pour mettre son profil linkedin aux couleurs de Boondmanager.

Etape 6 : Créer la rencontre

Il est important de créer un esprit d’équipe, de ne pas se sentir isolé, partager des moments ensemble, se sentir intégré. Chez Boondmanager, on adore se voir et partager des bons moments ensemble. Du coup, on a mis pas mal de rituels en place.

Etape 7 : La culture du Feedback

Chaque semaine, le manager organise un 1/1 pour suivre l’évolution, puis un bilan mensuel.

Cela permet de donner la parole, de faire des ajustements et d’encourager.

Feedback, encore et toujours : 2 sessions de suivi sont organisées côté RH.

2 semaines après l’arrivée et au bout de 2 mois. Rien n’est figé.

Cela permet de trouver des axes d’améliorations ou de prendre la mesure entre la culture vendue et la culture vécue. C’est également un bon moyen de faire évoluer son process, prendre des actions correctives et innover avec de nouvelles idées.

Vous l’avez donc compris, l’Onboarding, ne s’arrête pas à la fin de la première semaine, ni la seconde, mais c’est un long processus sur plusieurs mois.

10 chiffres clés à retenir sur l’Onboarding

👻 1 candidat sur 5 ne se présente pas le 1er jour de travail. Le phénomène de ghosting est un véritable fléau qui peut toucher n’importe quelle entreprise.

💰 Le coût d’un recrutement raté est estimé entre 30 000€ et 60 000€, d’où l’intérêt d’avoir un bon processus d’intégration

💔 12% des salariés sont satisfaits de l’onboarding prévu par leur nouvel employeur.

🧲 Un processus d’intégration performant permet d’améliorer la rétention des nouveaux employés de 82%.

👋 45% des démissions ont lieu la première année.

🐣 1 collaborateur sur 2 envisage de quitter son entreprise pendant sa

période d’essai.

🗂️ Il y a en moyenne 150 tâches à réaliser pour mettre en place un onboarding complet.

⏳ 35% des nouveaux arrivants seulement ont un entretien à mi parcours de la période d’essai.

🚀 Un bon programme d’onboarding augmente la productivité d’un nouvel employé de plus de 70%.

👀 Une excellente image employeur permettrait d’attirer +50% de candidats qualifiés, et quand on est sur un marché pénurique, cela est plus qu’utile.

Source : Glassdoor, Cabinet Deloitte, Robert Walters, Zenefits.

Et voilà,

L’Onboarding est une mission riche où l’on aborde des sujets autour de la communication, la formation, l’organisation et surtout le travail en équipe.

Quel exemple !

Je suis toujours aussi impressionnée par ce que BoondManager met en place pour ses équipes. J’ai d’ailleurs eu l’honneur de les récompenser en remettant le Trophée du Meilleur processus d’Onboarding, l’an passé à Jean-Florian.

Comme vous, je perfectionnais mon processus d’Onboarding (physique) en continu…
Sans forcément penser à m’inspirer de ce que pratiquaient les entreprises en Full Remote.

Et pourtant ! Les enjeux liés à l’intégration sont encore plus complexes lorsque la Recrue ne nous rejoint pas physiquement lors de son premier jour. (Je l’ai réalisé en intégrant Camille l’an passé, moi depuis la France, lui depuis l’Afrique du Sud).

Ouvrez grand vos yeux. Pensez à vous inspirer de ce que font les autres.

D’ailleurs chez BoondManager, ils ont également :

🎙️ Un podcast sur la vie en télétravail

🎙️ Un épisode sur l’Onboarding

📋 Une trame de suivi de l’onboarding

🎥 5 conseils pour faciliter votre onboarding

Vous l’aurez compris : ils ont la culture de l’Inboond (🤭) Recrutement. Leurs rituels, leurs pratiques, les missions confiées à chacun les différencient clairement de leurs concurrents et leur permet d’attirer des Candidats jusqu’à eux. Et avec un tel parcours d’intégration : ils restent !

Merci encore à JF 🦊 de nous avoir confié (presque) tous leurs secrets.

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Charlène,
Fondatrice de Talent Catcher